نحوه معرفی خود در مجالس و ملاقات ها!
به گفته سیلویا بلداک، متخصص توسعه رهبری، مربی و سخنران حرفهای، نقطه شروع برای معرفی خود در دنیای کسبوکار آن است که بهسرعت اعتبار خود را برای کسانی که با آنها ارتباط برقرار میکنید،واضح کنید؛ اما متأسفانه اغلب افراد با اتخاذ استراتژیهای اشتباه، فرآیند معرفی خود را به یک دردسر بزرگ تبدیل میکنند و باعث میشوند طرف مقابل نسبت به گفتههای بعدی آنها بیتمایل شود.
بیشتر بخوانید: کارتن خوابی که مالتی میلیاردر کالیفرنیا شد
سیلویا بلداک کارهایی که در زمان معرفی خود نباید انجام دهید را لیست کرده است. این کارها عبارتاند از:
- ایجاد اختلال در مکالمه با اعلام نام خود
- صحبت کردن صرف در مورد خود
- چپاندن کارت کسبوکار یا کارت ویزیت خود در جیب طرف مقابل
- صحبت در مورد فروش در همان بدو مکالمه
مواردی که در بالا خواندید ازجمله بارزترین اشتباهاتی هستند که توسط افراد و حتی بعضاً افراد بهظاهر حرفهای نیز انجام میشوند. اگر قرار نیست این کارها را انجام دهیم، باید چگونه خود را معرفی کنیم؟
خب این به رسانه مورداستفاده و طرف مقابل بستگی دارد. اگر بتوانید یک معرفی درستوحسابی از خود داشته باشید میتوانید مخاطب خود را نسبت به حرفهای خود مشتاق نگهدارید و باعث شوید او تا آخر به حرفهای شما گوش کند.
در این مطلب از نشریه روندسافت قصد داریم به شما آموزش دهیم که چگونه در موقعیتهای مختلف، اعم از ایمیل، پشت تلفن، مصاحبه شغلی، جلسات شرکت و رویداد شبکهسازی، خود را به حضار معرفی کنید. تا پایان با ما همراه باشید.
در ایمیل
فرض کنید میخواهید به شخص مهمی ایمیل بدهید تا در کسبوکار شما سرمایهگذاری کند و یا از روزنامهنگاری بخواهید تا در مورد آن بنویسد.
این فرصت را نباید با ارسال ایمیلهای معمولی و بیروح و عمومی هدر بدهید.
اگر قصد دارید کسی که هرگز او را ندیدهاید بخشی از زمانش را به شما اختصاص دهد، اولین کاری که باید بکنید این است که آنها را تحت تأثیر قرار دهید تا ایمیلتان در بین دهها و شاید صدها ایمیل دیگر شانس دیده و خوانده شدن داشته باشد.
سیلویا بلداک دراینباره میگوید:
«ایمیلهای سرد این روزها بهندرت دریافت میشوند. ما این روزها ایمیلهای زیادی را از افراد ناشناس دریافت میکنیم و حتی تمایلی به باز کردن آنها نداریم.
ما با این ایمیلها بهعنوان اسپم برخورد میکنیم.» به گفته خانم بلداک: «اگر میخواهید به کسی ایمیل بدهید، با یک موضوع بسیار تأثیرگذار که برای فرد و موقعیت فعلی او شخصیسازی شده است شروع کنید.»
اگر با شخصی که به او ایمیل میدهید قبلا ملاقات داشتهاید، بهترین موضوع برای ایمیل میتواند «ملاقات با شما برایم افتخار بود» باشد؛ اما اگر قبلا هیچ ملاقاتی صورت نگرفته است، سعی کنید یک آشنایی متقابل پیدا کنید و با اجازه طرف مقابل، موضوع را با «دوست مشترک ما/ مشتری (نام آنها را ذکر کنید) فکر میکند که ما باید باهم صحبت کنیم.» شروع کنید.
این کار بهسرعت باعث ایجاد یک رابطه میشود و حداقل میتواند فرد را قانع کند که پاراگراف اول ایمیل شما را بخواند. بهسرعت به آنها یادآوری کنید که شما که هستید، در کجا ملاقات داشتهاید و یا چرا یک آشنای متقابل فکر میکند که شما باید باهم صحبت کنید و البته ذکر زمینه شغلی خود را نیز فراموش نکنید. به قالب زیر توجه کنید
سلام محمد!
من فرهاد هستم. نویسنده وبسایت مجله کسبوکار. من و تو هفته پیش در جشنواره وب ایران باهم ملاقات داشتیم.
بعدازاین معرفی به سراغ این نکته بروید که چگونه شما، تجربهتان، کسبوکار و ایدهتان میتواند بهطرف مقابل منفعتی برساند.
پشت تلفن
معرفیهای تلفنی، بهخصوص در زمان تماس با شخصی که بهسختی میشناسیم و یا اصلا او را ملاقات نکردهایم، میتواند بسیار اضطرابآور باشد.
سیلویا بلداک میگوید که طبیعی رفتار کردن در چنین شرایطی آسان است.
فقط کافی است که بایستید، زیرا موقعی که روی پاهای خود میایستید قویتر میشوید و صدای شما را نیز گرمتر جلوه میدهد.
قبل از آغاز مکالمه سعی کنید با روشهایی صدای خود را گرم کنید تا در هنگام مکالمه صدایی رسا و بدون نویز داشته باشید.
گرم بودن صدا باعث میشود که حالت دفاعی کمتری به خود بگیرید.
بعد از اطمینان از گرم بودن صدا، همانند ایمیل در اینجا هم خود را بهطرف مقابل معرفی کنید، بگویید که چرا شما مهم هستید و در کجا با هم ملاقات کردهاید.
البته در معرفیهای تلفنی باید تا میتوانید مکالمه را کوتاه کنید تا باعث آزار طرف مقابل نشوید. بعد از معرفی خود، از آنها بپرسید که چقدر زمان را میتوانند به شما اختصاص دهند و شما نیز از آن بازه زمانی تجاوز نکنید.
در مصاحبه شغلی
معرفی چهره به چهره میتواند از معرفیهای مجازی (ایمیل و تلفن) سختتر و استرسآورتر باشد. این ترس و استرس معرفی در موقع معرفیهای شغلی دوچندان میشود؛ زیرا گاهی به دلیل معرفی نامناسب ممکن است یک موقعیت شغلی را از دست بدهید.
در مصاحبه شغلی، کارفرما و یا کسی که با شما مصاحبه میکند احتمالا از طریق رزومه و یا شبکههای اجتماعی، اطلاعات کاملی در مورد شما به دست آورده است.
آن چیزی که مصاحبهکننده در برخورد اول به دنبال آن است این است بفهمد آیا شما شخصی هستید که سایر کارکنان بتوانند در فضایی دوستانه با شما کار کنند یا خیر.
خانم بلداک در این زمینه میگوید که فقط کافی است خودتان باشید.
بیشتر بخوانید: ۶ نکته برای تبدیل ایده به یک کسبوکار عملیاتی
اعتمادبهنفس کاذب نداشته باشید. موجه باشید. ساخت یک برخورد اول خوب آسان است: لبخند بزنید، نام خود را ذکر کرده، با مصاحبهکننده دست بدهید و سپس با روی گشاده خود را شمرده معرفی کنید.
یک دستدادن و لبخند گرم میتواند برخورد اول را برای شما و شخص مقابل بسیار شیرین کند.
اگر شخص مقابل برای خوشامدگویی به شما از جایش بلند نشد، این موضوع را بهمنزله بیاحترامی فرض نکنید.
روش کار همین است. با اعتمادبهنفس به شخص مصاحبهکننده دست بدهید و برای نشستن از او اجازه بگیرید.
در جلسات شرکت
فرض کنید مصاحبه شغلی را با موفقیت پشت سر گذاشتهاید و اکنون نوبت شماست که در جلسه شرکت و جلوی گروهی از افراد در مورد طرحی مهم صحبت کنید.
بسته بهاندازه شرکت، برخی از افراد ممکن است شما را بشناسند و برخی دیگر ممکن است با شما هیچگونه آشنایی نداشته باشند.
در چنین شرایطی، سیلویا بلداک میگوید بهتر آن است که با همه به صورتی یکسان برخورد کرده و فرض کنید هیچکس در آن جمع شما را نمیشناسد. چنین رفتاری باعث میشود حالت دفاعی کمتری به خود بگیرید و باعث نشوید که افراد احساس غریبی کنند.
برخلاف ایمیل شخص به شخص، تلفن و یا مصاحبه شغلی، اگر قصد دارید در برابر طیف وسیعی از افراد صحبت کنید، بهتر است که شخصی دیگر شما را معرفی کند.
این روش که با نام «معرفی گرم» شناخته میشود شما را متواضعتر جلوه میدهد. فرض کنید شخصی به روی صحنه میرود و میگوید: «سلام. من مدیر مالی شما هستم و همچنین بهترین نویسنده نیویورکتایمز و کسی که محبوبترین کتاب کسبوکار سال رو نوشته».
بیشتر بخوانید: ترفندهایی برای بالا بردن روحیه اعضای تیم
آیا این طرز معرفی متکبرانه نیست؟
حالا فرض کنید شخص دیگری بر روی صحنه میآید و میگوید: «جنی نهتنها مدیر مالی ماست، بلکه بهترین نویسنده نیویورکتایمز و نویسنده محبوبترین کتاب کسبوکار سال هم هست». به تفاوتها دقت کنید.
بعدازاینکه شخص مقابل شما را معرفی کرد و نوبت به شما رسید تا صحبت کنید، با استفاده از چاشنی طنز میتوانید مخاطبان را سمت خود بکشانید و فضایی راحت را برای آنها و خود به وجود آورید.
در رویداد شبکهسازی
یکی از مکانهایی که سبک معرفی در آنجا بسیار اهمیت دارد، رویدادهای شبکهسازی است. اگر در این رویدادها شخص مهمی را دیدیم و خواستیم با او ارتباط برقرار کنیم، چگونه باید این کار را انجام دهیم؟
البته اشخاص مهم قطعا افراد زیادی را دور و اطراف خود دارند و همین نیز ممکن است کار شما را کمی سخت کند.
در چنین شرایطی، بههیچعنوان خود را وسط مکالمه آنها نیندازید و باعث اخلال در صحبتهای آنها نشوید. همچنین سعی نکنید بلافاصله کارت ویزیت خود را بهطرف مقابل قالب کنید.
بیشتر بخوانید: زبان بدن دیجیتالی مشتریان را بفهمید
خانم بلداک راهکاری هوشمندانه دارد.
بدینصورت که جلو بروید، در چشم طرف نگاه کرده و در این صورت است که میتوانید توجه او را به خود جلب کنید. در چنین شرایطی، طرف مقابل قطعا شما را نیز دعوت خواهد کرد که به بحث آنها ملحق شوید.
حالا فرصت برای شما مهیاست تا بدون گفتن حتی یک کلمه، خود را معرفی کنید. به گفته سیلویا بلداک، برای سوالات آنها پاسخی در آستین داشته باشید و فقط عنوان شغلی خود را به آنها نگویید که میتواند باعث اتمام صحبت شود.
در مورد مزایای کاری که انجام میدهید با طرف مقابل صحبت کنید و در این صورت است که آنها سوالات بیشتری از شما خواهند پرسید.